Skapa tillgänglig PDF i Word: En komplett steg-för-steg-guide

Att producera dokument som alla kan läsa är inte bara en fråga om god ton, det är ett lagkrav för offentliga aktörer. I denna guide går vi igenom hur du kan skapa tillgänglig PDF i Word på ett effektivt sätt som säkerställer att informationen når fram till personer med funktionsnedsättning.

Genom att följa rätt arbetsflöde direkt i Microsoft Word sparar du tid och slipper dyrt efterarbete i Adobe Acrobat. Här är de kritiska stegen för att lyckas med din digitala inkludering.

Hur kan jag skapa tillgänglig PDF i Word enligt DOS-lagen?

För att skapa en tillgänglig PDF i Word som uppfyller kraven i DOS-lagen måste du använda inbyggda funktioner för struktur, såsom rubriknivåer och alternativtexter, samt säkerställa att dokumentet exporteras med bibehållna taggar. Detta gör att skärmläsare kan tolka dokumentets logiska ordning och innehåll korrekt för användare med synnedsättning.

Steg 1: Använd formatmallar Word tillgänglighet

Det vanligaste felet redaktörer gör är att formatera text manuellt genom att ändra teckensnittsstorlek och fetstil. För att en skärmläsare ska förstå dokumentets struktur måste du använda formatmallar Word tillgänglighet.

Använd alltid rubriknivåerna (Rubrik 1, Rubrik 2, osv.) i kronologisk ordning. Hoppa aldrig över en nivå (t.ex. från Rubrik 1 till Rubrik 3) bara för att det ser snyggare ut visuellt. Rubrik 1 ska motsvara dokumentets titel och endast förekomma en gång. Enligt Wikipedia är just strukturell kodning en av grundpelarna för att göra digitalt innehåll användbart för alla.

Steg 2: Lägg till alternativtext bilder Word

Bilder, diagram och illustrationer förmedlar ofta viktig information. För att en person som är blind ska kunna ta del av detta krävs alternativtext bilder Word.

Högerklicka på bilden och välj "Visa alternativtext". Skriv en kortfattad beskrivning av vad bilden föreställer eller vilket budskap den förmedlar. Om bilden endast är dekorativ (t.ex. en linje eller en stämningsbild utan informationsvärde), markera den som dekorativ så att skärmläsaren kan ignorera den.

Steg 3: Skapa tillgängliga tabeller

Tabeller ska användas för data, inte för layout. Undvik att sammanfoga celler eller ha tomma rader för avstånd. Markera den översta raden som rubrikrad under fliken "Tabelldesign" och se till att alternativet "Upprepa rubrikrader" är markerat om tabellen sträcker sig över flera sidor. Detta hjälper användaren att behålla kontexten när de navigerar i tabellen med hjälpmedel.

Steg 4: Använd beskrivande länkar

Undvik länkar som bara säger "Klicka här" eller visar en lång URL. Länktexten ska beskriva målet, till exempel "Ladda ner årsredovisningen för 2023". Detta gör det enklare för användare som navigerar via en lista över länkar i sitt hjälpmedel.

Steg 5: Kör inbyggd tillgänglighetskontroll Word

Innan du sparar dokumentet bör du alltid använda verktyget tillgänglighetskontroll Word. Du hittar det under fliken "Granska" och knappen "Kontrollera tillgänglighet".

Verktyget listar varningar och fel, till exempel saknad alternativtext eller dålig färgkontrast. Det ger dig också instruktioner om hur du åtgärdar problemen direkt i dokumentet. Att testa PDF tillgänglighet börjar alltid med detta steg i källfilen.

Steg 6: Korrekt metod för att expotera tillgänglig PDF

Det sista och viktigaste steget är hur du sparar filen. Du får aldrig välja "Skriv ut till PDF", eftersom detta raderar all strukturell information (taggar). För att exportera tillgänglig PDF korrekt:

1. Gå till Arkiv > Spara som (eller Exportera).
2. Välj PDF som filformat.
3. Klicka på "Fler alternativ" eller "Alternativ".
4. Se till att kryssrutan "Dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet" är markerad.
5. Kontrollera även att "Skapa bokmärken med hjälp av rubriker" är vald.

Sammanfattning av krav för tillgängliga dokument

Nedan följer en checklista för de viktigaste elementen när du arbetar i Word:

Element	Krav för tillgänglighet	Syfte
Rubriker	Använd formatmallar (H1-H6)	Skapar en navigerbar struktur
Bilder	Alternativtext eller markerad som dekorativ	Beskriver visuellt innehåll
Listor	Använd Words inbyggda punktlistor	Identifieras som listor av skärmläsare
Kontrast	Minst 4.5:1 för vanlig text	Underlättar läsning för synsvaga
Språk	Ange korrekt dokumentspråk	Säkerställer rätt uttal i talsyntes

Att förstå hur DOS-lagen påverkar PDF-dokument är avgörande för alla som arbetar inom offentlig sektor. Genom att implementera dessa rutiner i din vardag säkerställer du att dina dokument inte bara är lagliga, utan också inkluderande för alla medborgare.

Vanliga frågor om tillgängliga PDF:er

Räcker det att köra tillgänglighetskontrollen i Word?

Nej, kontrollen i Word hittar många tekniska fel, men den kan inte bedöma om en alternativtext är pedagogiskt logisk eller om läsordningen i komplexa layouter är korrekt. En manuell granskning krävs ofta.

Varför försvinner tillgängligheten när jag väljer "Skriv ut till PDF"?

Utskriftsfunktionen är designad för att skapa en visuell representation på papper. Den ignorerar den underliggande koden (taggarna) som skärmläsare behöver. Använd alltid funktionen "Spara som" eller "Exportera".

Vad händer om jag inte följer DOS-lagen?

Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) utövar tillsyn. Bristande tillgänglighet kan leda till förelägganden om att åtgärda bristerna, och i förlängningen skada förtroendet för organisationen.