DOS-lagen och PDF: Svar på vanliga frågor om krav

Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service, ofta förkortad DOS-lagen, ställer höga krav på hur myndigheter och offentliga organ hanterar digital information. För många organisationer är hanteringen av DOS-lagen och PDF-dokument en av de största utmaningarna i det dagliga arbetet med digital inkludering.

I denna guide besvarar vi de mest frekventa frågorna kring lagstiftningen, tekniska krav och hur tillsynen fungerar i praktiken.

Vad innebär DOS-lagen för PDF-filer?

DOS-lagen implementerar EU:s webbtillgänglighetsdirektiv i svensk rätt och innebär att all digital offentlig service ska vara tillgänglig, användbar och begriplig. För dokument innebär detta att de måste följa den europeiska standarden EN 301 549, som i sin tur bygger på WCAG 2.1 nivå AA. Det räcker alltså inte att en text är läsbar för ögat; den måste även vara tekniskt strukturerad så att hjälpmedel som skärmläsare kan tolka innehållet korrekt.

Vilka organisationer omfattas av DOS-lagen?

Lagen omfattar statliga myndigheter, regioner, kommuner och andra organ som lyder under offentlig rätt. Även vissa privata aktörer som utför tjänster med offentlig finansiering, exempelvis inom skola eller hälso- och sjukvård, kan omfattas av kraven på digital offentlig service krav. Det är verksamhetens karaktär och finansiering som avgör, inte nödvändigtvis bolagsformen.

Vilka tekniska krav gäller för DOS-lagen och PDF?

För att uppfylla kraven för DOS-lagen PDF måste dokumentet följa riktlinjerna i WCAG 2.1 nivå AA. Detta inkluderar bland annat:

• Korrekt taggning av rubriker (H1, H2 etc.) för logisk struktur.
• Alternativtexter för alla bilder som förmedlar information.
• Fastställt dokumentspråk så att skärmläsare använder rätt uttal.
• Korrekt läsordning så att innehållet presenteras logiskt.
• Tillräcklig färgkontrast mellan text och bakgrund.
• Tabeller som är korrekt kodade med rubrikceller.

Finns det undantag i DOS-lagen för dokument?

Ja, det finns specifika undantag DOS-lagen dokument som är viktiga att känna till. Dokument som publicerades före den 23 september 2018 är undantagna, såvida de inte behövs för att genomföra en pågående administrativ process (exempelvis en blankett som fortfarande används). Det finns även ett undantag för "oskäligt betungande anpassning", men detta är restriktivt och kräver en dokumenterad analys av organisationens resurser och nyttan för användaren.

Hur fungerar tillsynen från Digg?

Myndigheten för digital förvaltning, Digg, är den instans som utövar tillsyn Digg PDF och webbplatser. De genomför regelbundna kontroller av offentliga webbplatser och dokument. Om en organisation inte lever upp till kraven kan Digg utfärda förelägganden. I förlängningen kan detta leda till vite om bristerna inte åtgärdas inom den föreskrivna tiden. Tillsynen baseras både på stickprov och på anmälningar från medborgare.

Vad är skillnaden mellan PDF/UA och WCAG?

PDF/UA (Universal Accessibility) är en ISO-standard (ISO 14289) specifikt framtagen för tillgängliga PDF-filer. Medan WCAG är mer generellt för webbinnehåll, ger PDF/UA tekniska specifikationer för just PDF-formatet. Om ett dokument uppfyller PDF/UA är det i de allra flesta fall även förenligt med kraven i DOS-lagen, då PDF/UA ofta ses som den tekniska bryggan för att uppnå WCAG-efterlevnad i dokumentform.

Måste gamla PDF-filer åtgärdas retroaktivt?

Som huvudregel behöver filer publicerade före september 2018 inte åtgärdas. Men om ett gammalt dokument är nödvändigt för en aktiv tjänst eller process, exempelvis en instruktion för en ansökan som fortfarande är aktuell, försvinner undantaget. Det är därför god praxis att se över de mest besökta äldre dokumenten och prioritera dessa för tillgänglighetsanpassning.

Kan man använda automatiska verktyg för att kontrollera tillgänglighet?

Automatiska verktyg är utmärkta för att hitta tekniska fel, såsom saknade alternativtexter eller felaktig taggstruktur. Dock kan de aldrig ersätta en manuell granskning helt. Ett verktyg kan se att en bild har en alternativtext, men det kan inte bedöma om texten faktiskt beskriver bilden på ett pedagogiskt sätt. En kombination av automatiska tester och manuell kontroll krävs för fullständig efterlevnad.

Hur hanterar man skannade dokument?

Ett skannat dokument är i praktiken bara en bild av en text och är helt otillgängligt för skärmläsare. För att uppfylla kraven måste sådana dokument genomgå optisk teckenläsning (OCR) och därefter taggas manuellt. I de flesta fall är det mer effektivt att återskapa dokumentet från källfilen (t.ex. Word) och exportera det korrekt från början.

Sammanfattning av krav och åtgärder

Område	Krav enligt DOS-lagen	Rekommenderad åtgärd
Struktur	Logisk rubrikhierarki (H1-H6)	Använd formatmallar i källprogrammet
Bilder	Meningsfulla alternativtexter	Beskriv bildens syfte i alt-text-fältet
Navigation	Bokmärken i längre dokument	Generera bokmärken vid export till PDF
Språk	Angivet huvudspråk i metadata	Ställ in språk i dokumentets egenskaper
Tabeller	Taggade rubrikrader och kolumner	Undvik skärmklippta tabeller; använd riktiga tabellobjekt

Vägen framåt för tillgängliga dokument

Att arbeta med DOS-lagen PDF handlar inte bara om juridisk efterlevnad, utan om att säkerställa att information når alla medborgare oavsett funktionsförmåga. Genom att etablera rutiner där tillgänglighet är en integrerad del av skapandeprocessen – snarare än något som läggs på i efterhand – minskar både arbetsbördan och risken för sökningar från tillsynsmyndigheten. För mer detaljerad information om lagstiftningens historia och dess påverkan på samhället kan man läsa mer på Wikipedia.

Genom att förstå samspelet mellan tekniska krav och användarnas behov kan offentliga aktörer skapa en mer inkluderande digital miljö. Kom ihåg att tillgängliga PDF-filer ofta är bättre sökoptimerade och lättare att läsa även för personer utan funktionsnedsättning, vilket gör arbetet värdefullt för alla målgrupper.